Tietosuoja

EU:n uutta tietosuoja-asetusta (GDPR) aletaan soveltaa toukokuussa 2018. Se vaikuttaa kaikkiin yrityksiin ja palveluihin, joissa käsitellään henkilötietoja – myös meihin Xenia Toursissa. Tietosuojalaki tuo mukanaan velvollisuuksia, joita yritysten on noudatettava. Siksi tässä alla on selvitys siitä, miten me mm. keräämme, käytämme ja säilytämme henkilötietoja.

Tietosuoja- ja evästekäytäntö

Tämä tietosuoja- ja evästekäytäntö säätelee tapaa, jolla Xenia Tours Oy ja kanssamme yhteistyössä toimivat yritykset ja free lance -työntekijät keräävät, käyttävät, ylläpitävät ja paljastavat käyttäjiltä (jäljempänä ”Käyttäjä tai Käyttäjät”) matkojen varaamisen ja järjestämisen yhteydessä keräämiämme tietoja. Edellä mainittu koskee myös www.xeniatours.fi-sivuston (jäljempänä ”Sivusto”) kautta kerättyjä tietoja. Xenia Tours Oy vastaa Sivuston kautta ja muuten saatujen henkilötietojen käsittelystä EU:n tietosuoja-asetusten mukaisesti. Kun Käyttäjä asioi kanssamme, katsomme, että meillä on häneltä saatu suostumus kerätä ja käyttää häneltä saatuja tietoja.

Henkilötiedot

Xenia Tours Oy voi kerätä Käyttäjiltä henkilötietoja, kun Käyttäjät tekevät tilauksen, tilaavat uutiskirjeen, osallistuvat kilpailuun tai myynninedistämiskampanjaan, vastaavat kyselyyn tai täyttävät lomakkeen. Käyttäjiltä voidaan kysyä tarpeen mukaan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite ja postinumero, maa, kansallisuus, sukupuoli, syntymäpäivä, passin numero, passin myöntämispäivä ja viimeinen voimassaoloaika sekä henkilötunnus. Lisäksi voidaan kysyä muita matkakohteena olevan maan viisumihakemuksissa tarvittavia tietoja. Lisäksi evästeitä käytettäessä Xenia Tours Oy käsittelee Käyttäjien IP-osoitteita. Lisätietoja evästeiden käytöstä on jäljempänä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käyttäjien henkilötietoja käytetään varauksen tekemiseen, maksun käsittelyyn, varausta koskevaan yhteydenpitoon, viisumien hankkimiseen, asiakaspalvelua varten ja palvelujen parantamiseksi, Käyttäjille toimitettaviin palveluihin liittyvien ongelmien ennakoimiseksi ja ratkaisemiseksi, Käyttäjän tilaamien uutiskirjeiden lähettämiseen sekä asiakastilastoja varten. Lisäksi tietoja voidaan käyttää markkinointikampanjan, kyselyn tai kilpailun järjestämiseen tai muita sivuston toimintoja ja/tai muita markkinointitarkoituksia varten. Xenia Tours Oy voi käyttää näitä tietoja myös tekniseen ja toiminnalliseen hallinnointiin sekä Sivustomme ja myyntisovelluksen kehittämiseen ja käyttäjäkokemuksen mukauttamiseen. Lisäksi voimme käsitellä käyttäjätietoja lakiin tai määräyksiin perustuvien vaatimusten täyttämiseksi. Xenia Tours Oy voi käyttää Käyttäjän henkilötietoja Sivuston maksujen käsittelyn yhteydessä tapahtuvien petosten ehkäisemiseksi. Xenia Tours Oy voi käsitellä Käyttäjän henkilötietoja tässä yhteydessä lain mukaisen oikeutetun edun perusteella.

Uutiskirjeet

Xenia Tours Oy voi lähettää Käyttäjille, jotka ovat ostaneet matkan Sivustomme kautta, uutiskirjeitä, jotka koskevat samankaltaisia tuotteita, ellei Käyttäjä ole kieltänyt sitä ostohetkellä. Jos Käyttäjä haluaa hyödyntää tarjouksiamme, hän voi milloin tahansa tilata uutiskirjeemme. Uutiskirjeet voivat sisältää yritystä koskevia uutisia tai päivityksiä tai Xenia Tours Oy:n tuotteita tai palveluja koskevia tietoja tai tarjouksia. Näitä sähköpostiviestejä voidaan mukauttaa Käyttäjien henkilötietojen, aiempien ostosten ja verkkosivustolla navigoinnin mukaisesti. Jos Käyttäjä haluaa jossain vaiheessa lopettaa sähköpostiviestien tilaamisen, hän voi napsauttaa uutiskirjeessä tekstiä ”Eroa postituslistalta” ja lopettaa tilauksen valintavalikon kautta. Käyttäjä voi lopettaa uutiskirjeen tilauksen myös ilmoittamalla asiasta asiakaspalveluumme puhelimitse tai sähköpostitse, minkä jälkeen lopetamme tilauksen manuaalisesti. Kysymyksiä, kommentteja ja/tai valituksia voi esittää asiakaspalvelumme kautta. Yhteystiedot ovat jäljempänä.

Asiakkaiden kirjoittamat arvostelut

Xenia Tours Oy voi pyytää Käyttäjää, joka on varannut matkan yritykseltämme, kirjoittamaan arvostelun. Käyttäjät voivat kieltää arvostelunsa näyttämisen. Käyttäjän kirjoittaman arvostelun avulla Xenia Tours Oy voi tarjota muille Käyttäjille tietoja matkakokemuksesta ja sen laadusta ja Käyttäjän muista mahdollisesti käyttämistä palveluista. Xenia Tours Oy voi käsitellä Käyttäjän henkilötietoja tässä yhteydessä lain mukaisen oikeutetun edun perusteella.

Evästeet ja vastaavat menetelmät

Edellä mainitun lisäksi voimme käyttää evästeitä tai vastaavia menetelmiä aina, kun Käyttäjät käyttävät Sivustoamme. Evästeet ovat pieniä määriä dataa, joka tallentuu Käyttäjän laitteeseen tämän vieraillessa Sivustolla. On syytä huomata, että Sivustomme käyttö ei välttämättä ole mahdollista hyväksymättä evästeiden käyttöä.

Sivusto käyttää seuraavia evästeitä:

  • Toiminnalliset evästeet

Nämä evästeet voivat tallentaa Käyttäjän selaimen nimen, tietokoneen tyypin sekä teknisiä tietoja tavasta, jolla Käyttäjä on yhteydessä Sivustoomme, kuten käyttöjärjestelmän, käytetyt Internet-palveluntarjoajat sekä muita vastaavia tietoja. Näitä tietoja käytetään Sivustollamme navigoinnin ja Sivustomme käytön helpottamiseen teknisesti. Lisäksi toiminnallisia evästeitä voidaan käyttää tallentamaan henkilökohtaisia asetuksia, kuten kielen, tai muistamaan Käyttäjän tilaustiedot seuraavia käyntikertoja varten, jos Käyttäjä niin pyytää.

  • Analytics-evästeet

Lisäksi Sivustollamme käytetään Analytics-evästeitä, joita Google Analytics sijoittaa käyntimäärien mittaamiseksi ja Käyttäjien keskuudessa Sivuston suosituimpien osien tunnistamiseksi. Näiden tietojen avulla voidaan toimittaa koonti- ja tilastotietoja Sivustomme käytöstä ja kehittää Sivustomme sisältöä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Lisäksi Sivustollamme käytetään Analytics-evästeitä mittaamaan sitä, miten Käyttäjät ovat löytäneet Sivustomme, jotta saamme tietoa sähköpostikampanjoiden, mainosten tai ulkopuolisten tahojen sivustoilla olevien AdWords-mainosten tehokkuudesta. Analytics-evästeet yhdistetään henkilötietoihin, joita tallennamme Käyttäjistä edellä kuvatulla tavalla, jotta voimme mukauttaa uutiskirjeitämme ja esittää mukautettuja mainoksia ulkopuolisten tahojen sivustoilla.

Google voi kuitenkin yhdistää näitä tietoja yleisiin tietoihin, joita sillä on Käyttäjästä muiden palvelujensa kautta. Siksi Xenia Tours Oy käyttää Google Analyticsia vain Käyttäjän luvalla. Koska Xenia Tours Oy ei voi vaikuttaa näihin palveluihin, pyydämme tutustumaan Googlen palvelutietoihin osoitteessa support.google.com/analytics/.

  • Mainosevästeet Facebookin ja ulkopuolisten tahojen sivustojen kautta

Sivustollamme käytetään lisäksi evästeitä mukautetun uutissyötteen ja mukautettujen mainosten esittämiseksi Käyttäjän sivustokäyttäytymisen ja aiemman ostokäyttäytymisen perusteella, kun Käyttäjä käy Facebookissa tai muilla ulkopuolisten tahojen sivustoilla. Käytämme evästeitä näihin tarkoituksiin vain, mikäli Käyttäjä myöntää meille siihen luvan. Tämän jälkeen Xenia Tours Oy:n mainoksia voi edelleen näkyä muilla sivustoilla ja Käyttäjän sosiaalisen median uutissyötteissä, mutta palveluntarjoajamme tai me emme mukauta niitä. Xenia Tours Oy:n tietosuoja- ja evästekäytäntö ei koske kyseisten verkkosivustojen käyttöä, ja suosittelemme Käyttäjää tutustumaan kyseisten verkkosivustojen tietosuoja- ja evästekäytäntöihin, mikäli hän kaipaa lisätietoja.

  • Sosiaalisen median evästeet

Käyttäjä voi jakaa Sivustomme osia sosiaalisessa mediassa, kuten Twitterissä, Facebookissa tai LinkedInissä. Nämä sosiaalisen median palvelut käyttävät evästeitä, jotta jakaminen olisi mahdollista. Xenia Tours Oy:n tietosuoja- ja evästekäytäntö ei koske kyseisten verkkosivustojen käyttöä. Pyydämme tutustumaan kyseisten sosiaalisen median palvelujen tietosuojalausuntoihin, joissa on tietoja näiden evästeiden käytöstä (Facebook / Twitter / LinkedIn).

Evästeiden poistaminen

Evästeet eivät tallenna Käyttäjien sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita tai vastaavia tietoja, mutta yleensä ne käsittelevät Käyttäjän IP-osoitteen. Jos Käyttäjä ei halua, että hänen tietokoneeseensa tallentuu evästeitä, tai jos hän haluaa poistaa jo tallennettuja evästeitä, hän voi tehdä tarvittavat määritykset selaimen asetuksissa. Näiden asetusten muuttaminen vaihtelee selaimittain. Verkkosivustolla all about cookies on englanniksi selkeät toimintaohjeet tätä varten. On syytä huomata, että kun tallennetut evästeet on poistettu, Sivusto on tämän jälkeen käytettävissä vasta, kun evästeet hyväksytään uudelleen.

Kuinka suojaamme Käyttäjien tiedot

Noudatamme asianmukaisia tietojen keräämistä, tallentamista ja käsittelyä koskevia käytäntöjä ja varotoimia, jotta voimme suojata Sivustollemme tai Sivustomme kautta tallennetut Käyttäjän henkilötiedot, käyttäjätunnuksen, salasanan, tapahtumatiedot ja muut tiedot luvattomalta käytöltä, muuttamiselta, paljastamiselta tai tuhoamiselta.

Käytämme seuraavia varotoimia:

  • Fyysisen pääsyn suojaus
  • Kassakaappi arkistointia varten
  • Pääsyn suojaus salasanoilla/PIN-koodeilla
  • Suojaus avaimilla tai kulkuluvilla.

Arkaluonteisten ja yksityisten tietojen vaihto Sivuston ja sen Käyttäjien välillä tapahtuu SSL-suojatun tietoliikenneyhteyden kautta, ja tiedonsiirto on salattu ja suojattu digitaalisilla allekirjoituksilla. Vaikka Xenia Tours Oy noudattaa kohtuullista huolellisuutta tarjotessaan suojattua tiedonsiirtoa Käyttäjän laitteiden ja järjestelmiemme välillä, emme voi varmistaa emmekä taata minkään meille Internetin kautta siirrettyjen tietojen suojausta. Jos tietoomme tulee jokin suojausrikkomus, joka mahdollistaa luvattoman pääsyn Käyttäjän henkilötietoihin, pyrimme tiedottamaan asiasta Käyttäjälle.

Käyttäjän henkilötietojen jakaminen

Voimme toimittaa Käyttäjän henkilötietoja lentoyhtiöille, majoituspalveluille tai muille ulkopuolisille tahoille, mikäli se on tarpeen varauksen tekemistä varten. Muuten emme jaa, myy, vaihda, emmekä vuokraa Käyttäjien henkilötietoja muille. Voimme käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia apuna liiketoiminnassamme ja Sivustomme ylläpitämisessä tai hallinnoimaan puolestamme toimintoja, kuten uutiskirjeiden tai kyselyjen lähettämistä. Xenia Tours Oy saattaa antaa Käyttäjien henkilötietoja maksupalveluntarjoajan tai petoksenehkäisyntarjoajan käyttöön Xenia Tours Oy:n sekä Käyttäjän ja tämän etujen suojelemiseksi sikäli kuin tämä on tarpeellista Sivuston maksujen käsittelyn yhteydessä tapahtuvien petosten ehkäisemiseksi. Xenia Tours Oy voi käsitellä Käyttäjän henkilötietoja tässä yhteydessä lain mukaisen oikeutetun edun perusteella.

Ulkopuolisten tahojen verkkosivustot

Käyttäjät voivat havaita Sivustollamme mainoksia tai muuta sisältöä, joka toimii linkkinä kumppaniemme, toimittajiemme, mainostajiemme, rahoittajiemme, lisenssinantajiemme ja muiden ulkopuolisten tahojen sivustoille tai palveluihin. Emme valvo näillä sivustoilla näkyvää sisältöä tai linkkejä, emmekä vastaa Sivustoomme tai Sivustoltamme linkitettyjen sivustojen käytännöistä. Lisäksi nämä sivustot tai palvelut sisältöineen ja linkkeineen voivat muuttua jatkuvasti. Näillä sivustoilla ja palveluilla voi olla omat tietosuoja- ja asiakaspalvelukäytäntönsä. Selaaminen ja vuorovaikutus millä tahansa muulla verkkosivustolla, mukaan lukien verkkosivustot, joilla on linkki Sivustoomme, tapahtuu kyseisen verkkosivuston omien ehtojen ja käytäntöjen mukaisesti.

Tähän tietosuoja- ja evästekäytäntöön tehtävät muutokset

Xenia Tours Oy voi harkintansa mukaan päivittää tämän tietosuoja- ja evästekäytännön milloin tahansa. Tällöin muutamme tämän sivun lopussa olevan päivityspäivämäärän. Kehotamme Käyttäjiä käymään usein tällä sivulla tutustumassa mahdollisiin muutoksiin, jotta he pysyvät ajan tasalla siitä, miten suojaamme keräämiämme henkilötietoja.

Ilmoitus- ja yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuoja- ja evästekäytännöstä tai Sivuston käytännöistä, käytä seuraavia yhteystietoja:

Xenia Tours Oy, Satu Myllys, Rinnenmäentie 40, 07150 Laukkoski

Puhelinnumero: 040-825 9525 Sähköposti: info@xeniatours.fi.

Tämä asiakirja päivitettiin viimeksi kesäkuussa 2017